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Im Wareneingang durchlaufen Rohstoffe oder Güter die erste Station in Ihrem Lager. Je besser er organisiert ist, desto reibungsloser und wirtschaftlicher verlaufen die nächsten Schritte. Um alle Aufgaben aufeinander abzustimmen, sollten Sie den Prozessablauf bis ins kleinste Detail kennen. In diesem Ratgeber finden Sie wichtige Informationen und eine Checkliste zum Download, die Ihnen bei einer Optimierung des Wareneingangs helfen.
Was passiert beim Wareneingang? Definition und Ablauf
Der Wareneingang ist eine Abteilung bzw. ein Arbeitsbereich im Unternehmen und gleichzeitig ein Teilgebiet der Intralogistik. Als Prozess umfasst der Wareneingang die Prüfung einer ankommenden Lieferung sowie die Annahme und Weiterleitung der jeweiligen Artikel ins Lager oder in die Produktion.
Damit diese Aufgabe möglichst schnell und fehlerfrei gelingt, gibt es am Wareneingang einen festgelegten Ablauf, der sich in fünf Arbeitsschritte einteilen lässt:
- Entladung und Warenannahme
- Wareneingangskontrolle
- Falls nötig: Sperrlagerung und anschließende Freigabe
- Wareneingangsbuchung
- Einlagerung oder Weiterverarbeitung
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Rohstoffe oder Produkte zur gewünschten Zeit in der erwarteten Menge und Qualität eingetroffen sind und anschließend an den für sie bestimmten Stellen eingelagert bzw. weiterverarbeitet werden.
Reibungslose Abläufe beim Wareneingang spielen für die Logistik innerhalb und außerhalb des Betriebs eine wichtige Rolle. Der gesamte Prozess, aber auch Arbeitsplätze, Fördersysteme und Lagerflächen sollten in diesem Bereich so gestaltet sein, dass eine schnelle und effiziente Abfertigung der eingehenden Ware möglich ist.
Dabei hilft neben einer optimalen Organisation die engmaschige und zuverlässige Kontrolle aller Prozesse. Auch eine passende, professionelle Betriebsausstattung ist hierfür erforderlich. Sie benötigen Gabelstapler, Hubwagen oder Transportkarren, gut ausgeleuchtete Funktionsflächen zur Qualitätskontrolle sowie geeignete Fördertechnik, Regalsysteme oder Lagerbehälter. Auch die Einrichtung mobiler Arbeitsplätze kann erforderlich sein, um den Wareneingang bestmöglich zu gestalten.
Der Wareneingang: Prozessablauf in fünf Schritten
Für eine optimale Organisation des Wareneingangs im Betrieb müssen Sie den Prozess mit allen Details genau kennen. Die folgende ausführliche Beschreibung aller Arbeitsschritte können Sie später als Grundlage für eine Analyse und Planung Ihres Wareneingangs nutzen.
- Warenannahme: Lieferung entgegennehmen oder ablehnen
Prüfen Sie anhand der Lieferpapiere des Speditionsunternehmens, ob die Ware für den Betrieb bestimmt ist oder ob es sich um eine falsche Zustellung handelt. Achten Sie darauf, ob der zugesicherte Liefertermin eingehalten wurde.
Beim Abladen der Ware erfolgt eine erste Sichtprüfung (Menge, äußerer Zustand derVerpackungseinheiten). Bei Abweichungen oder Schäden können Sie die Annahme verweigern. Falls Sie die Ware entgegennehmen, sollten Sie alle Beanstandungen schriftlich dokumentieren! Anschließend bestätigen Sie die Annahme durch Ihre Unterschrift auf dem Lieferschein oder dem Scanner und ergänzen Datum und Uhrzeit der Lieferung. - Wareneingangskontrolle: umfassende Prüfung der Ware
Nachdem Sie die Lieferung angenommen und quittiert haben, erfolgt eine detaillierte Prüfung der Ware. Dabei werden die Art und Menge der gelieferten Artikel mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Außerdem sollten Sie im Rahmen der Qualitätssicherung eine Untersuchung der Artikel vornehmen. Wie Sie dabei vorgehen, richtet sich nach der Warenart: In einigen Fällen ist es sinnvoll, jeden Artikel zu untersuchen, in anderen genügen Stichproben. Die Wareneingangskontrolle sollten Sie schriftlich dokumentieren. Halten Sie auf dem Lieferschein fest, welche Posten korrekt geliefert wurden und bei welchen es Beanstandungen gibt. Anschließend quittieren Sie die Prüfung mit Datum, Uhrzeit, Unterschrift und Ihrem Namen. - Sperrlagerung: separate Warenkontrolle durch externe Stellen
Bei einigen Warenanlieferungen können zusätzliche Kontrollen durch interne Fachleute oder externe Institutionen notwendig werden. Beispiele dafür sind Güter, die eine separate Zollfreigabe brauchen oder Chemikalien und Gefahrstoffe, deren Produktsicherheit von geschultem Fachpersonal bestätigt werden muss.
In diesem Fall ist die Zwischenlagerung an einem geeigneten Ort notwendig, wo die vorgeschriebenen Prüfungen erfolgen. Erst nach erteilter Freigabe dürfen die Waren in den Bestand aufgenommen, weiterverarbeitet bzw. in den regulären Lagerräumen eingelagert werden. - Wareneingangsbuchung: Veränderung des Warenbestands festhalten
Oft wird der Prozess „Wareneingang“ direkt der Logistik zugeordnet, er ist allerdings auch für die Buchhaltung relevant: Mit jeder eingegangenen Lieferung erhöht sich sowohl die Menge als auch der Wert Ihres Warenbestands. Dies muss durch entsprechende Buchungen festgehalten und belegt werden. - Einlagerung
Mit der Wareneingangsbuchung werden die neuen Artikel im verfügbaren Lagerbestand gelistet. Bei größeren Mengen müssen Sie priorisieren. Stellen Sie Güter, die für die Fertigstellung eines bestehenden Auftrags gebraucht werden, zuerst und möglichst schnell zur Verfügung. Dafür bedarf es einer geeigneten Lagerstrategie. Sorgen Sie im Sinne einer effektiven Kommissionierung für kurze Transportwege und gut erreichbare Lagerplätze. Um Kosten und Kapazitäten einzusparen, verwalten Sie alle Lieferungen mit einem durchdachten C-Teile-Management. Bei der Einlagerung prüfen Sie die Menge und gleichen sie mit den Unterlagen und dem Wareneingang ab.
Für effizienten Wareneingang den Ablauf optimieren
Da der Wareneingang viele einzelne Aufgaben beinhaltet, besteht ein großes Optimierungspotenzial, um alle Schritte wirkungsvoll aufeinander abzustimmen. Generell lauten die Kriterien für einen effizienten Wareneingang:
- Kurze Durchlaufzeiten
- Zuverlässige Qualitätssicherung
- Möglichst geringer Personalbedarf
- Überschaubare Lagerkapazitäten
Die größte Herausforderung hierbei ist der Balanceakt zwischen gründlicher Kontrolle und einem möglichst geringen Zeit- und Personalaufwand. Es gibt zwei Lösungsansätze für dieses Problem: Standardisierung und Automatisierung.
Die Standardisierung von Prozessen eignet sich besonders für kleine Betriebe mit einer überschaubaren Anzahl von Angestellten. Hier wird für den Wareneingang ein fester Prozessablauf definiert, den die jeweils zuständige Person abarbeiten kann. Eine Auflistung aller notwendigen Schritte am Einsatzort sowie eine Liste zum Abhaken der einzelnen Aufgaben sind eine hilfreiche Unterstützung. Wir haben eine Checkliste für den Wareneingang erstellt, die Sie sich hier herunterladen oder als Vorlage für Ihren eigenen Entwurf nutzen können.
In größeren Betrieben lohnt sich unter Umständen eine Automatisierung des Wareneingangs. Von der Übermittlung von Lieferpapieren über die Buchung von Wareneingängen bis hin zur Zuweisung geeigneter Lagerplätze können viele Aufgaben elektronisch erfolgen und mit einer Lagerverwaltungssoftware gesteuert und kontrolliert werden. Voraussetzung dafür ist eine gründliche Analyse des Wareneingangs und der anschließenden Prozessabläufe, bei der Sie in Erfahrung bringen, welche Schritte zusammengefasst, optimiert und ggf. automatisiert werden können.
Sollten Sie weder zeitliche noch personelle Kapazitäten haben, um den Wareneingang effizient zu organisieren, können Sie sich externe Hilfe holen. Es gibt Intralogistikdienstleister, die Ihnen nach einer Analyse der Betriebsabläufe individuelle Lösungen für den Prozess anbieten und auf Wunsch auch das Management oder die Einbindung in ein ERP (Software zur internen Ressourcenplanung) übernehmen.
FAQ zum Prozess des Wareneingangs
Der Wareneingang ist eine Abteilung bzw. ein Arbeitsbereich im Unternehmen und gleichzeitig ein Teilgebiet der Intralogistik. Als Prozess umfasst der Wareneingang die Prüfung einer ankommenden Lieferung sowie die Annahme und Weiterleitung der jeweiligen Artikel ins Lager oder in die Produktion.
Jeder Betrieb hat für den Wareneingang einen Ablauf festgelegt, der sich mehr oder weniger an den folgenden fünf Arbeitsschritten orientiert:
1. Entladung und Warenannahme
2. Wareneingangskontrolle
3. Falls nötig: Sperrlagerung und anschließende Freigabe
4. Wareneingangsbuchung
5. Einlagerung oder Weiterverarbeitung
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die bestellten Rohstoffe oder Produkte zur gewünschten Zeit in der erwarteten Menge und Qualitäteingetroffen sind und anschließend an den für sie bestimmten Stellen eingelagert bzw. weiterverarbeitet werden.
Für einen effizient organisierten Wareneingang sollten folgende Kriterien erfüllt sein:
· Kurze Durchlaufzeiten
· Zuverlässige Qualitätssicherung
· Möglichst geringer Personalbedarf
· Überschaubare Lagerkapazitäten
Bildquellen:
© Jungheinrich AG
